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Rechnungsprogramm: Kostenlose und bezahlte Optionen

Von Christian Costa · Aktualisiert am 18.10.2026

Worauf es bei der Auswahl ankommt

Ob Sie Rechnungen mit einer App, einer Cloud-Lösung oder einer Desktop-Software erstellen: Für Selbstständige und kleine Unternehmen zählt weniger der Preis als die Passung zu Umsatzsteuerrecht, E-Rechnung und Buchführung. Im Überblick Rechnung finden Sie die rechtlichen Grundlagen; hier geht es um Auswahlkriterien für Rechnungsprogramme – ohne Herstellerranking und ohne Preislisten, die sich täglich ändern können.

Wofür Sie ein Rechnungsprogramm brauchen

Ein Rechnungsprogramm erfüllt im Kern drei Aufgaben:

1. Rechnungen mit allen Pflichtangaben erstellen (Details: Pflichtangaben auf Rechnungen).
2. Formate liefern, die zu Ihren Geschäftspartnern passen – inklusive XRechnung oder ZUGFeRD, wenn die E-Rechnungspflicht im B2B für Sie gilt.
3. Ausgestellte und empfangene Rechnungen so ablegen, dass die Aufbewahrungsfrist von acht Jahren (§ 14b Absatz 1 UStG) und die GoBD eingehalten werden können.

Kostenlose Angebote eignen sich oft für wenige Rechnungen pro Monat; bezahlte Lösungen erweitern typischerweise Angebots- und Auftragsverwaltung, Mahnwesen, Schnittstellen zur Buchhaltungssoftware für Selbstständige oder Mehrbenutzerzugänge. Beides kann rechtmäßig arbeiten, wenn der Prozess stimmt.

Kriterium 1: E-Rechnungsformate

Prüfen Sie für B2B-Umsätze im Inland:

Wenn Sie nur an Endverbraucher rechnen oder dauerhaft Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind, reicht oft die Erstellung sonstiger Rechnungen – trotzdem sollten Pflichtangaben und Archivierung stimmen.

Kriterium 2: Pflichtangaben und Sonderfälle

Das Programm sollte § 14 Absatz 4 UStG abbilden: Name und Anschrift von Leistendem und Empfänger, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Datum, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Leistungszeitpunkt, Entgelt und Steuer, Hinweise bei Steuerbefreiung und bei Gutschriften.

Zusätzliche Felder für Ihren Betrieb:

• Kleinunternehmer-Hinweis nach § 34a UStDV (siehe Rechnung als Kleinunternehmer).
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto (vereinfachte Angaben nach § 33 UStDV).
• Leitweg-ID nur für Rechnungen an Behörden; im B2B ein Füllzeichen wie „-“ im Feld BT-10.

Alle Angaben müssen bei E-Rechnungen im strukturierten Teil stehen, nicht nur im PDF.

Kriterium 3: Validierung und Viewer

Das BMF empfiehlt, E-Rechnungen vor dem Versand zu prüfen, schreibt aber keine bestimmte Validierungssoftware vor. Validierung ist keine Voraussetzung für den Vorsteuerabzug.

Sinnvoll ist:

• integrierte Prüfung im Rechnungsprogramm oder
• Export und Prüfung mit einem Tool Ihrer Wahl.

Zum Ansehen von XRechnung-Dateien ohne PDF nutzen Sie den kostenlosen E-Rechnungs-Viewer unter www.e-rechnung.elster.de (Finanzverwaltung).

Kriterium 4: Archivierung und GoBD

Rechnungen müssen acht Jahre aufbewahrt werden. Bei E-Rechnungen ist mindestens der strukturierte Teil im Ursprungsformat zu sichern (BMF-FAQ; GoBD).

Achten Sie darauf:

Die bloße Ablage im Dateisystem ohne Schutzmaßnahmen erfüllt die Unveränderbarkeit nach GoBD in der Regel nicht. Mehr Hintergrund: GoBD: Anforderungen an Buchhaltungssoftware.

Hinweis zu Zertifikaten: Formulierungen wie „GoBD-zertifiziert“ sind kein Ersatz für Ihre eigene Verantwortung. Die Finanzverwaltung erteilt keine Software-Testate (GoBD Abschnitt 12).

Kriterium 5: Schnittstellen und Zusammenspiel

Typische Schnittstellen für kleine Betriebe:

• Export für die Steuerberatung oder die Einnahmen-Überschuss-Rechnung
• Bankimport oder Zuordnung von Zahlungseingängen (optional, aber zeitsparend)
• ELSTER eher in der Buchhaltung als in der reinen Rechnungssoftware – dennoch sollten Daten konsistent sein

Wenn Sie bereits Buchhaltungssoftware nutzen, prüfen Sie, ob Rechnungsstellung integriert ist oder ob ein separates Rechnungsprogramm doppelt pflegt.

Kostenlose versus bezahlte Optionen – sachlich vergleichen

Kostenlose Varianten (Open-Source, Freemium, eingeschränkte Cloud-Tarife) können für den Einstieg genügen, wenn E-Rechnungsformate und Archivierung enthalten sind.

Bezahlte Varianten lohnen sich oft bei:

• höherem Rechnungsvolumen,
• wiederkehrenden Abonnementsrechnungen,
• mehreren Nutzern oder Standorten,
• Anbindung an Warenwirtschaft oder Zeiterfassung.

Preise von Anbietern ändern sich häufig. Wenn Sie Kosten vergleichen, entnehmen Sie die Angaben nur der aktuellen Preisseite des Anbieters und notieren Sie das Datum – pauschale Preisbehauptungen in Ratgebern sind schnell veraltet.

Umsetzung in fünf Schritten

Notieren Sie zuerst, wie viele Rechnungen Sie pro Monat erstellen und ob wiederkehrende Abonnements vorkommen. Daraus folgt, ob ein einfaches Einzelprogramm reicht oder ob Automatisierung (Serienrechnungen, Mahnläufe) sinnvoll ist – unabhängig vom Preismodell des Anbieters.

1. Anforderungsliste aus Ihren Umsätzen (B2B, B2G, Kleinunternehmer, Kleinbeträge).
2. Testrechnung in XRechnung und ZUGFeRD erzeugen und mit Viewer oder Validierung prüfen.
3. Archivierungsprozess dokumentieren (wer speichert empfangene E-Mails mit Anhang, wo liegen Originale).
4. Abstimmung mit Steuerberatung bei gemischten Umsätzen oder Wechsel der Besteuerungsart.
5. Jährliche Kurzprüfung, ob Formatversionen (zum Beispiel XRechnung 3.0 bis mindestens 31. Juli 2027) noch zu Ihrer Software passen.

Dokumentieren Sie diese Schritte kurz für sich selbst – das unterstützt später eine Verfahrensdokumentation nach GoBD, ohne dass Sie ein separates Projekt starten müssen.

Cloud, Desktop und mobile Apps

Cloud-Lösungen erleichtern den Zugriff von mehreren Geräten und den automatischen Versand per E-Mail. Prüfen Sie, wo Daten gespeichert werden, wer Zugriff hat und ob empfangene E-Rechnungen unverändert im Rechenzentrum abgelegt werden. Die GoBD gelten unabhängig vom Betriebsmodell – auch bei Auslagerung an einen Steuerberater oder ein Rechenzentrum bleibt der Steuerpflichtige verantwortlich.

Desktop- oder lokale Programme bieten oft volle Kontrolle über die Ablage auf eigener Hardware. Dann brauchen Sie eigene Backups und einen klaren Ablauf, wenn Rechnungen per E-Mail eingehen (nicht nur Ausdruck archivieren; vgl. GoBD zu empfangenen elektronischen Belegen).

Apps auf dem Smartphone eignen sich für unterwegs erstellte Rechnungen, wenn Pflichtfelder und Export in strukturierte Formate zuverlässig funktionieren. Testen Sie vor dem produktiven Einsatz eine E-Rechnung an sich selbst und an Ihr Buchhaltungsbüro.

Archivsuche und Dateibenennung

Strukturierte Rechnungen verbessern die Suche nach Rechnungsnummer, Leistungszeitraum oder Empfänger, wenn das Finanzamt oder Ihr Steuerbüro Rückfragen stellt. Legen Sie ein einheitliches Benennungsschema für Dateien fest (zum Beispiel 2026-0042_Kunde_XRechnung.xml), falls Ihr Programm keine zentrale Archivdatenbank mitbietet.

Empfangene E-Mails mit Anhang sollten Sie nicht nur im Postfach belassen: Exportieren oder leiten Sie Anhänge in den Archivbereich Ihrer Lösung weiter, damit die achtjährige Frist erfüllbar bleibt.

Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro

Viele kleine Betriebe übergeben Rechnungsdaten periodisch an die Steuerberatung. Klären Sie:

• Welches Dateiformat das Büro erwartet (PDF, CSV, DATEV-Export aus der Buchhaltung, Original-XML).
• Ob E-Rechnungen im Originalformat übermittelt werden müssen.
• Wer Berichtigungen dokumentiert und wie Nummernkreise geführt werden.

So vermeiden Sie doppelte Pflege in Rechnungs- und Buchhaltungssoftware.

Ein durchdachtes Rechnungsprogramm entlastet Sie im Tagesgeschäft – vorausgesetzt, es unterstützt die Formate und Prozesse, die Ihr Unternehmen nach Gesetz und Verwaltungsanweisungen braucht.

Wichtiger Hinweis: Dieser Artikel dient ausschließlich der allgemeinen Information und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Gesetze, Fristen, Preise und Funktionen von Programmen können sich jederzeit ändern; verbindlich sind allein die aktuellen Angaben von Finanzamt, Behörden und Anbieter. Für Ihren Betrieb wenden Sie sich bitte an eine Steuerberaterin oder einen Steuerberater, eine Rechtsanwältin oder einen Rechtsanwalt oder die zuständige Kammer.

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