Zeiterfassungspflicht: Was Arbeitgeber beachten müssen
Die Rechtslage heute
Viele Arbeitgeber fragen, ob sie Arbeitszeiten erfassen müssen – und ob das erst mit einem neuen Gesetz gilt. Die Antwort der Behörden und Gerichte lautet: Die Pflicht besteht bereits.
Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat mit Beschluss vom 13.09.2022 (Az. 1 ABR 22/21) klargestellt, dass Arbeitgeber nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) verpflichtet sind, Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit der Arbeitnehmer zu erfassen – soweit keine abweichende Regelung nach Art. 17 Abs. 1 der Arbeitszeitrichtlinie 2003/88/EG greift. Der Europäische Gerichtshof hatte bereits am 14.05.2019 (C-55/18, CCOO) verlangt, dass die Mitgliedstaaten ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Erfassung der Arbeitszeit vorsehen.
Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) erklärt in seinen FAQs zur Arbeitszeiterfassung, dass die gesamte Arbeitszeit aufzuzeichnen ist und dies – unter Verweis auf das BAG – bereits heute geltendes Recht ist. Die bisherige Aufzeichnungspflicht im Arbeitszeitgesetz (ArbZG) – beschränkt auf Überstunden – genügt nach dieser Linie nicht mehr allein.
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Drei Ebenen im Überblick
| Ebene | Rechtsgrundlage | Was ist zu dokumentieren? | Besonderheiten |
|---|---|---|---|
| Allgemein | § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG (ausgelegt durch BAG 1 ABR 22/21) | Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit | Keine Formvorschrift laut BMAS; System muss objektiv, verlässlich und zugänglich sein (EuGH C-55/18) |
| Überstunden | § 16 Abs. 2 ArbZG | Arbeitszeit über 8 Stunden werktäglich (§ 3 Satz 1 ArbZG) | Aufbewahrung mindestens zwei Jahre |
| Minijobs / Schwarzarbeitsbranchen | § 17 Abs. 1 MiLoG | Beginn, Ende und Dauer täglich | Aufzeichnung bis zum 7. Kalendertag danach; 2 Jahre Aufbewahrung; keine Privathaushalte (§ 8a SGB IV) |
Was erfasst werden muss
Laut BMAS-FAQ sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit zu dokumentieren. Damit lässt sich prüfen, ob Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten eingehalten werden.
Formvorschrift: Derzeit keine – die Aufzeichnung kann auch handschriftlich erfolgen. Sie müssen also nicht zwingend Software einführen, wenn Ihr Verfahren dem objektiven, verlässlichen und zugänglichen System entspricht, das der Europäische Gerichtshof verlangt.
Eine Befragung der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) aus 2023 wird im BMAS-FAQ erwähnt: Bei 82 Prozent der Beschäftigten werde Arbeitszeit bereits erfasst – das zeigt die Verbreitung, ersetzt aber nicht Ihre eigene Prüfung im Betrieb.
Sonderfälle mit ausdrücklicher Aufzeichnungspflicht
Neben der allgemeinen Linie aus ArbSchG und BAG gibt es spezielle Tatbestände:
Minijobs und Schwarzarbeitsbekämpfung
§ 17 Abs. 1 Mindestlohngesetz (MiLoG) verpflichtet Arbeitgeber von geringfügig Beschäftigten (§ 8 Abs. 1 SGB IV) und in den Branchen des § 2a Gesetzes zur Bekämpfung der Schwarzarbeit und illegalen Beschäftigung (SchwarzArbG), Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages aufzuzeichnen und mindestens zwei Jahre aufzubewahren.
Ausnahme: Minijobs in Privathaushalten (§ 8a SGB IV) fallen nicht unter diese MiLoG-Aufzeichnung. Für gewerbliche Minijobs sind Fristen und Meldewege im Artikel Minijob anmelden beschrieben.
Überstunden über acht Stunden
§ 16 Abs. 2 ArbZG: Arbeitszeit über die werktägliche Arbeitszeit des § 3 Satz 1 (acht Stunden) hinaus ist aufzuzeichnen; die Nachweise sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren.
Aufbewahrungslogik und digitale Ablage von Nachweisen berührt auch Belege digital aufbewahren – dort geht es um steuerliche Fristen, hier um arbeitsrechtliche Nachweise; trennen Sie die Ordner bewusst.
Delegation und Vertrauensarbeitszeit
Nach Auffassung des BMAS kann die Aufzeichnung an Beschäftigte delegiert werden – die Verantwortung bleibt beim Arbeitgeber. Vertrauensarbeitszeit ist weiter möglich; auch mobile Arbeit und Homeoffice ändern die Aufzeichnungspflicht nicht grundsätzlich.
Der Betriebsrat kann bei elektronischen Systemen Mitbestimmungsrechte nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) haben, soweit ein Regelungsspielraum besteht. Planen Sie die Einführung einer Zeiterfassungs-App daher früh mit ein, wenn ein Betriebsrat existiert.
Höchstarbeitszeit und Ruhezeit kurz
Zeiterfassung dient auch dem Nachweis dieser Grenzen:
| Regel | Inhalt |
|---|---|
| § 3 ArbZG | Werktäglich max. 8 Stunden; Verlängerung auf bis zu 10 Stunden, wenn im Durchschnitt von 6 Kalendermonaten oder 24 Wochen 8 Stunden werktäglich nicht überschritten werden |
| § 5 Abs. 1 ArbZG | Ununterbrochene Ruhezeit von mindestens elf Stunden nach Beendigung der täglichen Arbeitszeit |
Diese Werte sind unabhängig davon, ob Sie digital oder auf Papier erfassen. Die Zeiterfassung dient damit nicht nur der Lohnabrechnung, sondern dem Nachweis, dass Höchstarbeitszeit und Ruhezeit eingehalten werden.
Checkliste für die Einführung im Betrieb
- Ist-Zustand erfassen: Wer arbeitet wo (Büro, Homeoffice, Außendienst)? Gibt es bereits Stempelkarten, Excel oder eine Lohnsoftware?
- Rechtliche Schichten klären: Gilt nur die allgemeine Linie aus ArbSchG/BAG, zusätzlich § 17 MiLoG (Minijob, § 2a SchwarzArbG-Branchen) oder vor allem § 16 Abs. 2 ArbZG (Überstunden)?
- Verfahren festlegen: Wer trägt Zeiten ein (Delegation möglich, Verantwortung beim Arbeitgeber)? Wie werden Pausen dokumentiert?
- Aufbewahrung: Ordner oder Exporte mindestens zwei Jahre sichern – getrennt von steuerlichen Belegen (Belege digital).
- Betriebsrat: Bei elektronischen Systemen Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG einplanen.
- Kontrolle: Nachweise müssen für Behörden zugänglich sein; das BMAS verlangt kein bestimmtes Medium.
Zeiterfassung per Software: Kriterien
Software ist nicht Pflicht, kann aber Fehler und Lücken reduzieren. Wenn Sie ein System wählen, sollten Sie prüfen:
- Erfassung von Beginn, Ende und Pausen (Dauer der täglichen Arbeitszeit) – auch bei mobiler Arbeit und Vertrauensarbeitszeit, solange das Verfahren den Anforderungen des EuGH genügt
- Nachvollziehbare Korrekturen mit Zeitstempel und Benutzerkennung; nachträgliche Änderungen sollten begründet und prüfbar sein
- Export (CSV, PDF oder Schnittstelle) zur Lohnabrechnung, wenn Stundenlohn oder Zuschläge relevant sind – siehe auch Lohnabrechnung mit Software
- Rollen: Wer darf lesen, wer genehmigt? Mindestens eine Vier-Augen-Logik bei Korrekturen schützt vor Manipulation
- Bei Cloud: Datenschutz – personenbezogene Arbeitszeitdaten erfordern oft einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit dem Anbieter
- Mitbestimmung des Betriebsrats bei elektronischen Lösungen (siehe oben)
Systemprüfung der Informationstechnischen Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherung (ITSG): Seit 01.01.2022 unterliegen auch Zeiterfassungssysteme der Systemuntersuchung – soweit sie den Abruf der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ermöglichen. Das betrifft nicht jede einfache Stempeluhr, sondern Systeme im Zusammenhang mit elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (ITSG).
Kontrollen und Bußgelder
Die Länder-Arbeitsschutzbehörden (z. B. Gewerbeaufsicht) können die Einhaltung prüfen. Das BMAS-FAQ weist darauf hin, dass Bußgelder im Einzelfall verhängt werden können – es nennt jedoch keine festen Bußgeldhöhen für Verstöße gegen die Zeiterfassungspflicht. Orientieren Sie sich an Ihrem dokumentierten Verfahren und halten Sie Nachweise zugänglich vor.
Was geplant ist
Laut BMAS-FAQ hat sich die Bundesregierung im Koalitionsvertrag darauf verständigt, die Pflicht als elektronische Aufzeichnungspflicht im Arbeitszeitgesetz auszugestalten. Ein Gesetz dazu gibt es noch nicht (Stand: 18.10.2026).
Bis ein solches Gesetz in Kraft tritt, orientieren Sie sich an ArbSchG, BAG-Rechtsprechung, MiLoG und ArbZG – und an den FAQs des BMAS.
Fazit
Die Zeiterfassungspflicht verlangt von Arbeitgebern, die tägliche Arbeitszeit in einem objektiven, verlässlichen und zugänglichen Verfahren zu dokumentieren – jetzt, nicht erst nach einer Reform. Handschrift ist zulässig; Minijobs und Branchen nach SchwarzArbG haben strengere Fristen nach § 17 MiLoG. Wer digital erfasst, sollte Datenschutz und Betriebsrat einplanen und Aufzeichnungen wie andere arbeitsrechtliche Unterlagen sicher aufbewahren.
Häufige Fragen
Gilt die Zeiterfassungspflicht schon jetzt?
Ja. Das BMAS stellt in seinen FAQs unter Verweis auf das BAG klar, dass die Aufzeichnung bereits heute geltendes Recht ist und nicht auf eine spätere Gesetzesänderung gewartet werden sollte.
Muss die Erfassung elektronisch sein?
Nein. Laut BMAS-FAQ besteht derzeit keine Formvorschrift; die Aufzeichnung kann auch handschriftlich erfolgen. Laut BMAS hat sich die Bundesregierung im Koalitionsvertrag darauf verständigt, die Pflicht als elektronische Aufzeichnungspflicht im Arbeitszeitgesetz auszugestalten. Ein Gesetz dazu gibt es noch nicht (Stand: 18.10.2026).
Dürfen Mitarbeitende selbst stempeln?
Ja, die Aufzeichnung kann an Beschäftigte delegiert werden; die Verantwortung bleibt beim Arbeitgeber. Vertrauensarbeitszeit ist weiter möglich, auch im Homeoffice.
Was gilt besonders für Minijobs?
Für geringfügig Beschäftigte und in Branchen nach § 2a Gesetz zur Bekämpfung der Schwarzarbeit und illegalen Beschäftigung (SchwarzArbG) verlangt § 17 MiLoG eine Aufzeichnung bis zum siebten Kalendertag nach dem Arbeitstag und zwei Jahre Aufbewahrung – nicht für Minijobs in Privathaushalten.
Wer kontrolliert die Zeiterfassung?
Die Länder-Arbeitsschutzbehörden, etwa die Gewerbeaufsicht. Bußgelder können im Einzelfall verhängt werden; das BMAS nennt keine festen Höhen.
Quellen
Wichtiger Hinweis: Dieser Artikel dient ausschließlich der allgemeinen Information und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Gesetze, Fristen, Preise und Funktionen von Programmen können sich jederzeit ändern; verbindlich sind allein die aktuellen Angaben von Finanzamt, Behörden und Anbieter. Für Ihren Betrieb wenden Sie sich bitte an eine Steuerberaterin oder einen Steuerberater, eine Rechtsanwältin oder einen Rechtsanwalt oder die zuständige Kammer.
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